В апреле Krabu Grupp завершила разработку прототипа нового пользовательского интерфейса самой популярной в Эстонии системы документооборота Delta. Созданное решение ляжет в основу новой версии инфосистемы, которой пользуются 20 000 человек и около 100 организаций страны.

В соответствии с договором, заключенным между Krabu Grupp и эстонским Центром регистров и инфосистем (RIK), был проведен анализ удобства использования действующей версии системы Delta и создан прототип пользовательского интерфейса новой версии. Основная задача проекта – подготовить базу для создания более современной, надежной и дружелюбной для пользователей системы на новой платформе и с обновленным интерфейсом.

«В анализе мы сконцентрировали внимание на потребностях и ожиданиях реальных пользователей, ведь «Дельтой» пользуются тысячи человек. Мы организовали фокусные группы и провели десятки интервью, а затем и пользовательских тестов прототипа новой системы, постоянно улучшая его в соответствии с получаемыми данными. До начала разработки самой системы мы пообщались с представителями большинства организаций, использующих Delta. В результате мы все вместе создали действительно удобные рабочие процессы и интуитивно понятный интерфейс, которые точно придутся по душе будущим пользователям», – сказала член правления Krabu Grupp Кати Крабу.

Прототип обновленной системы создавался итеративно, то есть по мере общения с различными группами пользователей собирались данные, а правки и улучшения вносились в систему практически на глазах у пользователей. В общей сложности было проведено около 100 встреч для индивидуальных интервью и тестирования в рабочих группах с вовлечением разных людей.

«Для нас как ИТ-учреждения важно, чтобы необходимый для повседневного управления документами инструмент был максимально ориентированным на пользователя. Поэтому привлечение пользователей и анализ необходимой для жизненного цикла документа функциональности был единственным правильным подходом. Когда работа будет завершена, обновленная платформа Delta будет способна учитывать современные потребности и окажет значительную поддержку, упростив выполнение рабочих задач», – сказала руководитель отдела систем поддержки RIK Веста Лаансоо.

Работа началась с исследования потребностей всех пользовательских групп и выяснения ожиданий. За этим последовала оптимизация процессов и UX-тесты на постоянно обновляемом прототипе. Частью процесса стало и создание нового дизайна вместе с брендбуком обновленной инфосистемы. Также были разработаны параметры измерения удобства использования Delta и созданы возможности для оценки удовлетворенности пользователей. Обновленная система будет создаваться с учетом особенностей разных видов устройств, включая телефоны, планшеты и компьютеры.

Система управления документами Delta – это онлайн-приложение, которое позволяет управлять документооборотом в организациях любого размера. В Delta можно создавать и подписывать дигитально документы, назначать и отслеживать рабочие задачи, управлять ими, а также выполнять действия в качестве заместителя. Система прав допуска в Delta учитывает как внутренние нужды предприятия, так и сотрудничество с внешними партнерами.

Krabu Grupp имеет многолетний опыт работы с системой документооборота Delta и внедрения ее в различных организациях публичного и частного сектора.