Aprillis lõpetas Krabu Grupp Eesti kõige populaarsema dokumendihaldussüsteemi Delta uue kasutajaliidese prototüübi väljatöötamise. Loodud lahendus on aluseks infosüsteemi, mida kasutab Eestis 20 000 inimest ja ligi 100 organisatsiooni, uuele versioonile.

Vastavalt Krabu Grupi ning Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) vahel sõlmitud lepingule analüüsitisüsteemi Delta praeguse versiooni kasutusmugavust ja loodi uue versiooni kasutajaliidese prototüüp. Projekti peamine ülesanne oli valmistada ette alus nüüdisaegsema, usaldusväärsema ja kasutajasõbralikuma süsteemi loomiseks uuel platvormil ja uuendatud liidesega.

„Analüüsides pöörasime põhitähelepanu tegelike kasutajate vajadustele ja ootustele, Deltat kasutavad ju tuhanded inimesed. Me korraldasime fookusgrupid ja tegime kümneid intervjuusid, seejärel ka uue süsteemi prototüübikasutajateste, parandades prototüüpi pidevalt vastavalt saadud andmetele. Enne süsteemi väljatöötamise algust suhtlesime suurema osa Deltat kasutavate organisatsioonide esindajatega. Sellise ühistöö tulemusena valmisid tõeliselt mugavad tööprotsessid ja intuitiivselt mõistetav liides, mis on tulevastele kasutajatele kindlasti meelepärased,“ ütles Krabu Grupi juhatuse liige Kati Krabu.

Uuendatud süsteemi prototüüp valmis iteratiivselt, see tähendab, et suheldes mitmesuguste kasutajagruppidega koguti andmed, parandused ja täiendused aga kanti süsteemi praktiliselt kasutajate silme all. Üldkokkuvõttes viidi läbiumbes 100 kohtumist individuaalseteks intervjuudeks ja testimiseks töörühmades, kaasates mitmesuguseid inimesi.

„IT-asutusena on meie jaoks oluline, et igapäevaseks dokumendihalduseks vajaminev tööriist oleks võimalikult kasutajakeskne. Seega oli kasutajate kaasamine ja seeläbi dokumendi elukäigu jaoks vajamineva funktsionaalsuse analüüsimine ainuõige lähenemine. Kui tööd saavad realiseeritud, oskab uuendatud Delta platvorm arvestada tänapäevaseid vajadusi ja ulatab protsessi lihtsustava abikäe tööülesannete täitmiseks,“ ütles Registrite ja Infosüsteemide Keskuse tugiinfosüsteemide osakonna juhataja Vesta Laansoo.

Töö algas kõigi kasutajarühmade vajaduste uurimisest ja ootuste väljaselgitamisest. Sellele järgnesid protsesside optimeerimine ja pidevalt uuendatava prototüübi kasutajamugavuse testid (UX-testid). Protsessi osaks sai ka uue kujunduse loomine koos uuendatud infosüsteemi stiiliraamatuga. Samuti töötati välja Delta kasutusmugavusemõõtmise parameetrid ja loodi võimalused kasutajate rahulolu hindamiseks. Uuendatud süsteem luuakse, võttes arvesse mitmesugust liiki seadmete, sealhulgas telefonide, tahvelarvutite ja arvutite eripärasid.

Dokumendihaldussüsteem Delta on veebipõhine rakendus, mis võimaldab organisatsiooni üleselt juhtida dokumentidega seotud tööd. Deltas saab ülevaatlikult jälgida tööülesandeid, neid määrata ja hallata ning teha toiminguid asendajana. Kasutajatel on õigustepõhine juurdepääs kogu organisatsiooni dokumentatsioonile. Õiguste süsteem on paindlikult seadistatav nii organisatsioonisisesteks vajadusteks kui ka teabe avalikustamiseks.

Krabu Grupil on mitmeaastane töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta ja selle juurutamisega mitmesugustes avaliku ja erasektori organisatsioonides.

Keywords: • • • • •